Il registro degli affari è un documento obbligatorio per le agenzie investigative previsto dall’art. 135 del TULPS (Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza): su questo documento, infatti, vengono annotate le informazioni principali già riportate precedentemente sul mandato investigativo conferito all’agenzia dal cliente. È un documento soggetto a regolare controllo da Prefettura e Questura di competenza, gli organi preposti a tale compito.

Istituzione del registro giornale degli affari

È il Titolo IV del TULPS che regolamenta l’attività di investigatore privato e quindi anche l’istituzione e l’utilizzo del registro degli affari, in particolare l’articolo 135, che recita così: “I direttori degli uffici di informazioni, investigazioni o ricerche, di cui all’articolo precedente, sono obbligati a tenere un registro degli affari che compiono giornalmente, nel quale sono annotate le generalità delle persone con cui gli affari sono compiuti e le altre indicazioni prescritte dal regolamento. Tale registro deve essere esibito ad ogni richiesta degli ufficiali o agenti di pubblica sicurezza”.

Caratteristiche del registro

Insomma, il registro degli affari non è altro che un brogliaccio dove vengono annotate tutte le operazioni svolte dall’agenzia investigativa, per ogni tipo di servizio offerto, ossia:

• indagini private;
• indagini aziendali;
• indagini difensive;
• indagini assicurative.

Il documento deve debitamente bollato e composto da una serie di fogli numerati e vidimati dall’autorità di Pubblica Sicurezza preposta.

Il registro deve obbligatoriamente:

• essere conservato per 5 anni;
• contenere le generalità di ogni cliente dell’agenzia investigativa – indicando i documenti di identità mostrati dal cliente al fine della sua identificazione – e comunque di ogni soggetto che conferisce un incarico all’agenzia;
• contenere la data e la specie del servizio offerto;
• indicare l’onorario convenuto con il cliente;
• indicare l’esito dell’operazione;
• essere registrato e compilato nella sede principale dell’agenzia e nelle sedi operative;
• essere esibito a ogni richiesta dell’autorità, degli ufficiali e degli agenti di Pubblica Sicurezza, che appongono data e firma ogni qualvolta procedono al loro esame.

Registro degli affari per l’agenzia investigativa

Registro degli affari in formato elettronico

Il registro degli affari può essere tenuto anche in formato elettronico, con l’obbligo di tenerlo su supporti digitali non modificabili. In particolare, sono state stabilite le modalità tecniche di tenuta, vidimazione e assolvimento dell’obbligo di bollo ed esibizione dei registri, il tutto predisposto con mezzi informatici.

Il registro giornale degli affari elettronico, comunque, deve sottostare a precise regole per quel che riguarda la sua tracciabilità, garantendo le seguenti caratteristiche:

• l’univoca identificazione e autenticazione degli addetti che procedono all’inserimento dei dati (ognuno di loro deve possedere un account personale per accedere e una password assegnata dal titolare dell’agenzia);
• ogni singola operazione svolta dall’operatore deve essere tracciata e registrata nella cronologia della pratica con il nominativo del soggetto che ha svolto qualunque tipo di attività sulle pratiche.

Il registro degli affari in caso di investigazioni private coordinate

Nel caso di servizi effettuati con il concorso di più agenzie investigative, il registro deve indicare:

• l’operazione complessiva;
• i dati del cliente per conto del quale l’intero servizio viene effettuato;
• la fase operativa di competenza di ciascun istituto;
• il soggetto – debitamente identificato – richiedente l’esecuzione della stessa e i riferimenti al titolo del concorso.

Per le attività di investigazione difensiva (indicate nell’articolo 327-bis del Codice di Procedura Penale), si osservano le disposizioni dello stesso codice e dell’articolo 222 delle disposizioni di attuazione, coordinamento e transitorie del medesimo codice. In ogni caso, se si tratta di indagine penale, il cliente può essere solo l’avvocato, che a sua volta deve avere avuto mandato dal cliente.

Archiviazione e conservazione del registro degli affari per l’agenzia investigativa

Cosa fare quando finisce il registro degli affari

Quando nel registro degli affari terminano gli spazi a disposizione per registrare tutte le nostre operazioni, il documento va conservato per 5 anni. Per quanto riguarda il nuovo registro, subito dopo l’acquisto va fatto vidimare dall’autorità di Pubblica Sicurezza prima di utilizzarlo.

Pretendiate, dunque, dal vostro investigatore privato affinché compili il registro degli affari con i vostri dati e la registrazione di un documento di identità prima della presa in carico del vostro “caso”, assieme al mandato.